提倡对办公室设备进行主动维护，以好大程度地减少机器的停机时间，从而获得好佳的使用效率和价值。
复印机，打印机，传真机，证卡机等是融合了光学，机械和电子技术的精密办公设备。通过使用小的静电调色剂，利用静电原理在感光材料上形成静电潜像，从而将小的调色剂附着到感光材料上，然后转印到纸张上以获得所需的副本。该过程是利用静电的特性进行的。因此，纸屑，浮动墨粉等很容易附着在机器内部的传输部件，光学部件和高压部件上，但是它们的存在只会影响复印质量。如果任其发展，将会增加机器的驱动负荷并阻碍散热，这也可能是机器故障的原因。
定期维护可以清除机器内部的污垢，在必要的零件中添加润滑油，清洁光学零件，提高影印质量，消除可能出现的故障并减少停机时间。
但是，办公设备是专业技术，并且要求高维护技术。根据仁通科技的研究数据，超过84％的办公设备损坏是由于操作和使用不当造成的。因此，企业应该为办公室管理员提供专门的办公设备维护和保养培训，或者采用办公设备外包的方式解决问题。
